Pengertian Arsip

Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (coffie work) lainnya, formulir surat, dan lamaran.

Arsip menurut kata berasal dari bahasa Belanda yakni arhief menurut Atmosudir do (1982, 157-158), archief dalam Belanda mempunyai pengertian sebagai berikut :

1)      Tempat penyimpnan  secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat dan sebagainya

2)      Kumpulan teratas, dari pada bahan-bahan kearsipan tersebut

3)      Bahan-bahan yang harus diarsipkan itu sendiri

Penggolongan arsip

1)      Penggolongan arsip menurut subjek atau isinya

2)      Penggolongan arsip menurut bentuk atau wujud

3)      Penggolongan arsip menurut sifat kepentingan

4)      Penggolongan arsip menurut nilai atau kegunaannya

5)      Penggolongan arsip menurut keseringan penggunaanya

6)      Penggolongan arsip menurut  fungsinya

7)      Penggolongan arsip menurut penyimpanan dan pemeliharaannya

8)      Penggolongan arsip menurut keasliannya

Kelebihan arsip elektronik

1)      Arsip elektronik dapat mempercepat proses penyimpanan arsip

2)      Dapat memberikan kenyamanan bagi arsip

3)      Dapat menyimpan arsip dalam jumlah yang besar

4)      Memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan arsip

5)      Tidak membutuhkan biaya, tenaga serta tempat yang terlalu besar

6)      Cepat menemukan kembali informasi yang diinginkan oleh user (pemakai)

Kekurangannya

1)      Mudah diketahui oleh orang lain

2)      Membutuhkan tenaga dan bantuan dari unsur lain

3)      Mudah rusak dan cepat menghilang

4)      Keasliannnya dapat dirubah

5)      Sulit dijangkau dan dimengerti masyarakat awam

6)      Tidak menunjukkan keaslian arsip

Manfaat Arsip Elektronik

Status arsip mempunyai nilai atau kegunaan diantaranya sebagai berikut ada 7

1)      Nilai kegemaran administrasi (values for administrated use)

2)      Nilai kegunaan hukum (value for legal use)

3)      Nilai keuangan (for fiscal use)

4)      Nilai kebijaksanaan (for policy use)

5)      Nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan (values for operating use)

6)      Nilai kegunaan untuk sejahtera (values for historical use)

7)      Nilai kegunaan untuk penelitian

Disamping itu ada pula yang mengemukakan bahwa arsip mempunyai 6 nilai yaitu :

1)      Nilai administrasi

2)      Nilai hukum

3)      Nilai keuangan

4)      Nilai penelitian

5)      Nilai pendidikan

6)      Nilai dokumentasi

Anda suka dengan artikel Arsip Dalam Perpustakaan ini?! Jangan lupa share ya ... Baca juga tentang Perkembangan Dan Kebutuhan Kontekstual Arkeologi Di Indonesia. Semoga bermanfaat...

plusone  twitter  facebook Share

Baca juga Artikel Terkait "Arsip Dalam Perpustakaan" :

Ditulis dalam Kategori Karya Tulis Ilmiah.